La notifica via posta elettronica certificata
(dell’Avv. Danilo De Angelis)
La disciplina della notificazione via posta elettronica certificata trova principale riferimento normativo nell’art. 3 bis della L. 53/1994.
Per procedere alle notifiche in proprio a mezzo PEC è necessario essere in possesso di una firma digitale, di un indirizzo PEC iscritto nel Re.G.Ind.E. (ossia il Registro Generale degli Indirizzi Elettronici gestito dal Ministero della Giustizia) e della procura alle liti rilasciata dal proprio assistito.
Non sono necessari l’autorizzazione dell’Ordine di appartenenza, né il registro cronologico, né la marca da bollo per i diritti di notifica (tutti ancora necessari per la notifica in proprio diretta o a mezzo del servizio postale).
La preparazione della PEC.
Il campo oggetto della PEC deve obbligatoriamente essere compilato con la seguente precisa dizione: “notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994“.
L’indirizzo PEC del destinatario deve risultare da un elenco pubblico, quale è il Registro delle Imprese (consultabile dal sito http://www.registroimprese.it), l’Indice nazionale degli indirizzi PEC delle imprese e dei professionisti, brevemente INI-PEC (consultabile dal sito https://www.inipec.gov.it/cerca-pec), il Registro Generale degli Indirizzi Elettronici, brevemente ReGIndE (consultabile dal sito http://pst.giustizia.it/PST/), il Registro delle Amministrazioni pubbliche, brevemente Registro P.A. (consultabile dal sito http://pst.giustizia.it/PST/) e l’Indice delle Amministrazioni pubbliche, brevemente IndicePA o IPA (consultabile dal sito http://www.indicepa.gov.it) [N.B.: alcuni ritengono quest’ultimo elenco non più utilizzabile, perchè non espressamente richiamato dall’art. 16-ter del D.L. 179/2012].
La preparazione dell’atto da notificare.
Se è l’atto principale del successivo deposito telematico, l’atto da notificare deve essere un file PDF nativo o testuale (ossia un documento Word salvato o virtualmente stampato in PDF); in caso contrario, può anche essere un file PDF immagine (ossia una semplice scansione). Stesso discorso per l’eventuale procura alle liti. Invece la relata di notifica deve essere sempre un file PDF nativo. Tutti questi documenti devono essere firmati digitalmente, salvo si tratti di copia informatica del corrispondente atto in formato digitale presente nel fascicolo informatico e da questo estratta.
Se l’atto oggetto della notifica è un documento scannerizzato dall’Avvocato (ossia PDF immagine e non PDF nativo o testuale) oppure scaricato dal fascicolo telematico, la relazione di notifica dovrà essere seguita da specifica attestazione di conformità. Un modello di relata e di attestazione è tra i Documenti nella sezione File del Gruppo Facebook: Colleghi Avvocati – diritto e pratica legale – tra PCT e PEC: https://www.facebook.com/notes/colleghi-avvocati-diritto-e-pratica-legale-tra-pct-e-pec/modello-di-relazione-di-notifica-a-mezzo-pec/442068729268288.
Gli allegati alla PEC.
Alla PEC sono allegati
– necessariamente:
a) l’atto, firmato digitalmente (salvo si tratti di atto estratto dal fascicolo informatico);
b) la relata di notifica, firmata digitalmente;
– eventualmente:
c) la procura alle liti (se non è stata già depositata in giudizio), firmata digitalmente;
d) i documenti allegati.
Il testo della PEC.
Il testo della PEC può essere in bianco o compilato come si ritiene più opportuno. Può essere utile inserire un messaggio tipo il seguente: «Attenzione: trattasi di notificazione eseguita ai sensi dell’art. 3 bis l. 53/1994. Si invita il destinatario a prendere visione degli allegati che costituiscono gli atti notificati. Si avverte che la lettura degli allegati richiede l’installazione di un software specifico sul computer del destinatario (per esempio, “dike”, “firmacerta” e “arubasign”) e che tale software è reperibile gratuitamente su alcuni siti (per esempio, quelli di “namirial”, “infocert” e “aruba”). Il mittente della presente notificazione declina ogni responsabilità in relazione alle operazioni di scaricamento, installazione o disinstallazione di tali applicativi».
La prova della PEC.
Per la successiva eventuale produzione in giudizio occorre stampare (ove non ne sia possibile il deposito in via telematica) ed unire con timbro di congiunzione:
– gli allegati alla PEC (sia quelli necessari che quelli eventuali),
– la PEC di notifica dei predetti allegati,
– la ricevuta di accettazione della PEC,
– la ricevuta di consegna della PEC,
– l’attestazione di conformità della copia cartacea all’atto notificato in formato telematico via p.e.c. (un modello è nell’area tematica civile di questo stesso sito: https://www.azionelegale.eu/home/2-uncategorised/45-modello-di-attestazione-di-conformità-della-copia-cartacea-all’atto-notificato-in-formato-telematico-via-p-e-c.html).
In ogni caso, è necessario salvare e conservare in digitale la PEC e le relative ricevute, perché solo i file possono fornire la piena prova della notifica, in caso di contestazioni.
Il perfezionamento della PEC.
La notifica via PEC è perfezionata solo dopo l’arrivo della ricevuta di consegna. Se vi è un avviso di mancata consegna della PEC, allora la notifica non si è perfezionata ed è necessario procedere o con la tradizionale notifica via UNEP oppure con la notifica in proprio a mezzo posta.
La notifica via PEC può essere effettuata in qualsiasi giorno ed orario, ma si considera compiuta alle ore 7 del giorno successivo non festivo, ove effettuata tra le ore 21 e le ore 7 od in un giorno festivo.
La validità e la capienza della PEC.
La PEC ha una scadenza e una capienza limitata: è consigliabile pertanto controllare periodicamente la validità della stessa e salvare i relativi messaggi sul proprio computer ed in una memoria esterna. A tale scopo, è preferibile utilizzare un gestore della posta elettronica (tipo Outlook o Thunderbird), avendo cura di conservare una copia dei messaggi anche sul server.
N.B.: il presente scritto contiene solo alcuni personali suggerimenti relativi alla notificazione via posta elettronica. L’autore declina ogni responsabilità dall’uso di tali suggerimenti. Eventuali inesattezze possono essere segnalate all’autore.
Per eventuali successivi aggiornamenti si consiglia di consultare la pagina “Articoli pubblicati” del mio blog: http://danilodeangelis.blogspot.it/.
Autore: Avv. Danilo De Angelis
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